Juleica – Information zur Umsetzung der Ausnahmregelungen

UPDATE: Die Ausnahmeregelungen für das Jahr 2021 (s. unten) wurden im Online-Antragsverfahren technisch umgesetzt sowie der Versand einer Bestätigung/eines Zertifikats bzgl. der automatischen Verlängerung eingeleitet. Das bedeutet:

• Im Archiv des Antragssystems erhalten Karten, die aufgrund der Ausnahmeregelungen für das jahr 2021 verlängert wurden, einen Hinweis und das jeweils neue Gültigkeitsdatum.
• Antragstellende, die eine automatisch verlängerte Karte haben, erhalten eine Mail. Diese Mail geht in Kopie auch an den freien Träger. Sie beinhaltet eine besondere Bestätigung über die Verlängerung der Gültigkeit und kann gemeinsam mit der Karte vorgelegt werden. Also: Bei Bedarf bitte ausdrucken!
• Um die Irritationen des letzten Jahres zu vermeiden bitten wir auch dieses Jahr wieder um Information an die Träger - da diese die Kopie der Mails erhalten. Nachfragenden Trägern geben wir aber gern die umfassenden Informationen zur automatischen Verlängerung und auch den Hinweis, dass es gemeinsamer Wunsch und die Entscheidung war zur Sicherheit die Bestätigungen in CC an den Träger zu senden, um mögliche Übermittlungsfehler direkt festzustellen, Ihnen und Euch die Möglichkeit zu geben tätig zu werden, falls eine Karte entzogen / zurück gegeben werden muss oder der/die Antragstellende die Bestätigung verliert. Eine nachträgliche Löschung einzelner Träger aus dem CC dieser Mails ist nicht mehr möglich. Bei Bedarf kann die Mail in Verantwortung des Trägers einfach gelöscht werden.
• Um die Umsetzung möglichst umfassend zu machen wurde im Antragssystem der Prozess so programmiert, dass alle Antragstellenden einen Verlängerungshinweis erhalten, deren Karte ablaufen würde. Natürlich gibt es Antragstellende, die bereits ihre Verlängerung beantragt bzw. ihre verlängerte Karte bereits erhalten haben. Antragstellende, die mit gleichem Profil wie damals eine Verlängerungskarte erhalten haben, sollten die Information nicht erhalten. Da viele Antragstellende aber für die Verlängerung einen neuen Account nutzen und eine neue Mailadresse, sind das alte Profil und die Verlängerung nicht miteinander verbunden, das System kann in diesen Fällen nicht erkennen, ob es bereits eine Verlängerung mit anderem Profil gibt. Es wäre technisch und finanziell ein großer Aufwand gewesen heraus zu finden, welche Profile zueinander passen und bei welchen Antragstellenden bereits ein neuer Antrag vorlag. Die nicht notwendige Mail kann in solchen Fällen einfach gelöscht werden.

Die Umsetzung im Detail

Mit Liveschaltung der automatischen Gültigkeitsverlängerung für 2021 wurden nun die Verlängerungsbestätigungen ausgelöst und die Anpassungen im Antragssystem vorgenommen.

Anträge im Archiv des Antragssystems, die zu betroffenen und damit ablaufenden Karten gehören, wurden mit einem Hinweis zum Gültigkeitsdatum versehen. Alle betroffenen Juleica-Karteninhaber*innen erhalten die Bestätigung der Gültigkeitsverlängerung per E-Mail in den kommenden Tagen - die freien Träger erhalten diese als Kopie. Es werden keine Karten nachgedruckt.

Bei der Vielzahl der betroffenen Karten und damit der Vielzahl an zu versendenden Mails wird der Mailversand sich wieder über mehrere Tage erstrecken und das System einer größeren Belastung ausgesetzt sein.

Gemeinsamer Wunsch und Entscheidung der Landeszentralstellen war es, dass die zuständigen freien Träger die Gültigkeitsverlängerung als E-Mail-Kopie erhalten, um mögliche Übermittlungsfehler direkt festzustellen und zu ermöglichen, dass freie Träger direkt tätig werden können, falls eine Karte entzogen / zurück gegeben werden muss oder der/die Karteninhaber*in die Bestätigung verliert. Es liegt in der Verantwortung des Trägers selbst, wie mit den E-Mails verfahren wird. Eine nachträgliche Änderung des Empfängerkreises der E-Mails ist nicht mehr möglich.

Die technische Umsetzung erfolgte möglichst umfassend. Es gibt Juleica-Inhaber*innen, die bereits ihre Verlängerung beantragt bzw. ihre verlängerte Karte bereits erhalten haben. Da viele dieser Antragstellenden für die Verlängerung einen neuen Account nutzen und eine neue Mailadresse, ist das alte Profil technisch nicht mit der neuen Verlängerung verbunden. Das System kann in diesen Fällen nicht erkennen, ob es bereits eine Verlängerung mit anderem Profil gab. Profile im Nachhinein miteinander zu verbinden oder zu prüfen, welche Profile mit Erstantrag und jetzigen Folgeantrag zusammen gehören, wäre sowohl technisch als auch finanziell mit großen Aufwand verbunden gewesen. Sollte die Gültigkeitsverlängerung deshalb nicht notwendig sein, kann die E-Mail einfach gelöscht werden.

Info vom DBJR vom 4.3.2021: https://www.dbjr.de/artikel/juleica-ausnahmeregelungen-2021-technisch-umgesetzt/